Von manueller Kontrolle zu effizienter Automatisierung – Wie eine API-Integration in WordPress Arbeitszeit einspart und die Qualität steigert.
Die Herausforderung
rechtskonform.ch bietet seinen Kund:innen einen wertvollen Service: die proaktive Information über neue Gesetze und Gesetzesänderungen. Diese werden nach Themenbereichen gegliedert und als Newsletter verschickt. Um dies zu gewährleisten, mussten die Mitarbeiter bisher monatlich die Gesetzessammlung sichten, ob sich bei den relevanten Erlassen etwas geändert hat.
Dieses Vorgehen hatte jedoch einige Nachteile mit sich gebracht:
- Zeitaufwand: Allein die monatliche und manuelle Überwachung der Gesetzessammlung war mit viel Aufwand verbunden
- Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Kontrolle von über 2’000 Erlassen konnten sehr einfach Änderungen übersehen werden
- Skalierungsproblem: Mit wachsender Kundenbasis stieg auch der Aufwand für die manuelle Kontrolle, und gleichzeitig werden die zu überwachenden Erlasse stetig mehr, was die Skalierung erschwerte
- Verzögerungen: Die manuelle Kontrolle von Änderungen stellte im Workflow von rechtskonform einen Flaschenhals dar, der häufig andere Arbeitsschritte verzögerte
Die Lösung: Automatisierte API-Integration
Wir entwickelten eine massgeschneiderte WordPress-Lösung, die rechtskonform.ch vollständig automatisiert über Gesetzesänderungen informiert und nahtlos in die bestehende Website integriert werden konnte.
Über eine von LexFind angebotene Schnittstelle gleichen wir Gesetzestexte und Änderungen regelmässig mit in WordPress erfassten Erlassen ab. Werden Änderungen festgestellt, werden automatisch Tasks erstellt, die dann vom Team bearbeitet werden können.
Im WordPress-Backend haben wir dazu einige Funktionen integriert: Neben einer übersichtlichen Aufgabenliste mit allen Tasks ist es ausserdem möglich, Notizen zu den einzelnen Aufgaben hinzufügen oder zu markieren, ob diese bereits kontrolliert wurden. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden die Aufgaben als abgeschlossen markiert und archiviert.
Technische Umsetzung
LexFind API-Integration:
- Stündliche Abfrage der LexFind API nach neuen Gesetzesänderungen
- Präzises Matching anhand SR-Nummern (Systematische Rechtssammlung)
- Unterstützung verschiedener Sprachen
- Automatisierte Erkennung relevanter Änderungen
Aufgabenliste:
- Custom entwickelte WordPress-Integration (ohne Plugins von Dritten)
- Automatische Erstellung von Aufgaben im WordPress Backend
- Strukturierte To-Do-Liste für effiziente Abarbeitung durch Mitarbeiter mit Vier-Augen-Prinzip für die Qualitätssicherung
- Möglichkeit, Notizen zu jedem Task zu hinterlegen
- Automatische Aktualisierung bestimmter Kerndaten
Das Ergebnis vereinfacht die Arbeit und steigert die Qualität
Die manuelle Überwachung, Kontrolle und das Zusammenstellen der Informationen beanspruchte bisher viel Zeit und war fehleranfällig. Mit dem heutigen System konnte der Arbeitsaufwand reduziert werden und gleichzeitig eine verbesserte Übersicht geschaffen werden. Diese hilft dabei Fehler zu vermeiden oder schnell aufzuspüren.
Qualitätssteigerung
- Zuverlässige Erkennung: Risiko übersehener Gesetzesänderungen ist heute praktisch ausgeschlossen
- Zeitnahe Reaktion: Stündliche Updates gewährleisten schnelle Erkennung und Reaktionszeiten
- Strukturierte Bearbeitung: Klare Aufgabenliste sorgt für die nötige Übersicht und erlaubt systematisches und nachvollziehbares Arbeiten
Geschäftlicher Nutzen
- Zeitersparnis: Rund 50% Reduktion des Arbeitsaufwandes
- Skalierbarkeit: System kann problemlos mit wachsender Anzahl Erlassen umgehen
- Ergebnisqualität: Korrekte und fehlerfreie Information der Endkunden kann gewährleistet werden
- Ressourcenoptimierung: Freigewordene Kapazitäten können für andere Aufgaben genutzt werden
Technische Details
- Zeitrahmen: 3 Monate Entwicklungszeit
- Technologie-Stack: WordPress Custom Development, LexFind API, PHP, JavaScript
- Integration: Nahtlose Einbindung in die bestehende WordPress-Infrastruktur
- Skalierung: System designed für wachsende Anzahl von Kunden und überwachte Erlasse
- Modulare Architektur für einfache Erweiterbarkeit
- Effiziente Datenbank-Queries für die überwachten Erlasse
- Professionelle Code-Architektur nach WordPress Standards für einfache Wartung und Erweiterungen
Kundenfeedback
«Die Zusammenarbeit mit Haptiq beruhte jederzeit auf einer systematischen, analytischen Herangehensweise, geprägt von der Bereitschaft zu gegenseitigem Austausch. Unsere Anliegen im Projekt wurden professionell umgesetzt. In einer längeren Testphase nach der Inbetriebnahme konnten wir die Schnittstelle ausführlich testen und weitere Optimierungen einbringen. Haptiq hat uns danach beim weiteren Ausbau der Schnittstelle umsichtig begleitet. Dieses Projekt «API-Schnittstelle» ist nur eines von vielen grösseren und kleineren Projekten, welches wir mit Haptiq umsetzen durften. Und es wird sicher nicht das letzte sein…«
– Franz Gasser, rechtskonform.ch
Erkenntnisse für andere Projekte
Die Learnings aus diesem Projekt waren für uns vielseitig. Für unseren Kunden konnten wir mit verhältnismässig «simplen» Mechanismen eine bemerkenswerte Steigerung von Effizienz und Qualität erzielen. Zudem hat sich gezeigt, dass die für eine Automatisierung benötigten Daten oftmals bereits vorhanden sind, und «nur» noch entsprechend aufbereitet oder zusammengeführt werden mussten.
Die anfängliche Anfrage von rechtskonform zielte primär darauf ab, die manuelle Überwachung der Gesetzesänderungen zu vereinfachen. Durch Gespräche mit dem Kunden und eine Analyse der internen Prozesse entstand dann die Idee für ein umfassendes Task-System. So ist in einem agilen Prozess die oben beschriebene Lösung entstanden, die heute viel mehr kann, als ursprünglich gewünscht wurde.
Für WordPress-Agenturen:
- API-Integrationen können dramatische Effizienzsteigerungen bewirken
- Es lohnt sich, Kundenwünschen auf den Grund zu gehen und nachzufragen, um die dahinterliegende Problematik wirklich zu verstehen
- Benötigte Daten oder Schnittstellen sind häufig bereits vorhanden
- Custom Entwicklung ist oft effizienter und zukunftssicherer als ein Konstrukt aus vielen Dritt-Plugins
Für Unternehmen:
- Automatisierung kann zeitintensive, manuelle Prozesse vereinfachen
- Drei Monate Entwicklung können über die Jahre sehr viel Arbeitszeit einsparen
- WordPress als Plattform eignet sich – richtig eingesetzt – auch für komplexe B2B-Automatisierungen
Ihr nächstes Projekt?
Mit der richtigen WordPress-Expertise lassen sich auch komplexe API-Integrationen elegant und kosteneffizient umsetzen. Oft spart die Automatisierung solcher Prozesse sehr viel Zeit – wie hier bei rechtskonform.ch.
Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen? Haben Sie repetitive, manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten oder externe Schnittstellen, die in WordPress integriert werden sollen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.
Für Fragen zu vergleichbaren Automatisierungsprojekten stehen wir sehr gerne zur Verfügung.