Kunde: Eyepixx Iris-Fotografie
Website: iris-fotografie.de
Branche: Fotografie / Retail
Projektstart: Februar 2022
Technologien: WordPress, picu, REST API, Custom Plugin Development
Das Unternehmen
Eyepixx betreibt seit 2018 Iris-Fotografie-Studios, mittlerweile an über 20 Standorten in Deutschland und Österreich. Das Konzept: Kund:innen lassen ihre Iris (die Regenbogenhaut des Auges) professionell fotografieren. Die Aufnahmen werden von Hand nachbearbeitet und als hochwertige Wandbilder auf verschiedenen Materialien wie Leinwand, Alu-Dibond, Acrylglas oder Echtglas gedruckt.
Vor dem Druck erhalten alle Kund:innen eine Vorschau zur Freigabe – ein wichtiger Qualitätsschritt, der sicherstellt, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht.
Die Herausforderung
Für die Bildfreigabe setzte Eyepixx bereits seit einiger Zeit unser WordPress-Plugin picu Pro ein, wobei es etwas zweckentfremdet eingesetzt wird: Ursprünglich haben wir picu für das Client Proofing, also die Auswahl von Bildern vor der Bearbeitung, entwickelt. Eyepixx verwendet picu um finale, bearbeitete Iris-Fotos online durch ihre Kund:innen freigeben zu lassen, bevor diese in den Druck gehen.
Nach erfolgter Freigabe mussten die Mitarbeiter:innen die Druckdateien bisher manuell zum externen Druckdienstleister übertragen. Bei jedem einzelnen Auftrag hieß das:
- Druckdatei lokalisieren
- Im Portal des Druckdienstleisters einloggen
- Produkt auswählen
- Datei hochladen
- Kundendaten für den Versand eingeben
- Bestellung auslösen
Bei einer Vielzahl von Bestellungen pro Tag summierte sich das zu einem erheblichen Zeitaufwand. Und stellte zudem eine potentielle Fehlerquelle dar, weil zu einfach das falsche Produkt ausgewählt oder eine Information vergessen werden konnte.
Mit dieser Problemstellung wurden wir von Eyepixx kontaktiert und angefragt, ob wir auch individuelle Erweiterungen für picu anbieten könnten, um diesen Workflow zu vereinfachen.
Die Lösung
Wir haben die bestehende picu-Installation um eine maßgeschneiderte Erweiterung ergänzt, die den gesamten Workflow von der Freigabe bis zur Druckbestellung weitestgehend automatisiert.
Erweitertes Frontend für Kund:innen
Die Freigabe-Oberfläche zeigt nun nicht mehr nur das Foto, sondern auch das gewählte Produkt, also Fotoformat und Material. So können Kund:innen vor der Freigabe noch einmal überprüfen, ob alles stimmt.
Erweitertes Backend für Mitarbeiter:innen
Die picu-Oberfläche im WordPress-Admin haben wir ebenfalls um zusätzliche Felder erweitert. So können Mitarbeiter:innen von Eyepixx heute neben den eigentlichen Fotos zur Freigabe eine finale Druckdatei hochladen, das Produkt aus einer Liste der verfügbaren Formate und Materialien auswählen und erhalten eine Übersicht über alle relevanten Bestelldetails.
- Upload-Bereich für die finale Druckdatei
- Produktauswahl mit allen verfügbaren Formaten und Materialien
- Übersicht der Bestelldetails
Die Mitarbeiter:innen laden die fertig bearbeitete Druckdatei hoch und wählen das Produkt aus – alles bevor die Kund:innen die Freigabe erhalten.
Automatische Prüfung und Übertragung
Zusätzlich haben wir weitere Prüfungen eingebaut, die helfen, Fehler schon beim Anlegen der Aufträge zu vermeiden. So wird etwa die Größe der Druckdatei automatisch geprüft. Unterschreitet sie einen Mindestwert, weist das System die Mitarbeiter:innen darauf hin, bevor der Auftrag fehlerhaft rausgeht.
Sobald die Kund:innen freigeben, werden die Druckdaten automatisch an den Druckdienstleister übermittelt. Seitens Eyepixx muss nach der Freigabe und dem Versand nichts mehr getan werden.
Statusmeldungen und Versandbenachrichtigung
Die Kommunikation über die Schnittstellen des Druckdienstleisters läuft dabei in beide Richtungen: Neben der automatischen Übertragung empfangen wir auch Statusmeldungen vom Druckdienstleister. So ist jederzeit sichtbar, wann ein Bild in den Druck geht oder wie es um den Versandstatus steht. Sobald das Produkt versendet wird, passiert zweierlei:
- Die Trackingnummer wird den Mitarbeiter:innen im System angezeigt
- Kund:innen erhalten automatisch eine E-Mail mit den Versandinformationen
Damit ist der gesamte Prozess von der Freigabe bis zur Lieferung lückenlos abgebildet, ganz ohne dass jemand manuell Druckbestellungen auslösen oder Versandbestätigungen verschicken muss.
Flexibel bei Wechsel des Dienstleisters
Im Laufe der Zusammenarbeit hat Eyepixx den Druckdienstleister gewechselt. Die ursprüngliche Schnittstelle basierte auf XML-Dateien und SFTP-Upload – ein klassisches, aber auch aufwändiges Verfahren. Der neue Dienstleister bietet eine moderne REST API.
Unser modularer Aufbau hat sich dabei ausgezahlt. Wir konnten die neue Integration parallel integrieren und anschließend ohne Unterbrechung auswechseln. Damit sind wir nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden.
Technische Umsetzung
- Basis: WordPress mit picu Pro
- Custom Plugin: Eigenständiges WordPress-Plugin für Eyepixx-spezifische Funktionen
- Erste Integration: XML-Datei-Generierung + SFTP-Upload
- Aktuelle Integration: REST API mit JSON-Payload
- Druck- und Versandstatus: Eigener REST API Endpoint für den Empfang von Produktionsstatus und Versanddaten
- Automatisierte Kommunikation: E-Mail-Versand mit Trackinginformationen an Kund:innen
- Admin-Erweiterungen: Custom Post Meta Fields, eigene Admin-Seiten für Statistiken und Export
Ergebnisse
Zeitersparnis pro Auftrag
Der manuelle Upload-Prozess dauerte schätzungsweise 3–5 Minuten pro Bestellung. Bei mehreren Dutzend Aufträgen täglich ergibt das eine erhebliche Ersparnis – Zeit, die die Mitarbeiter:innen nun für die eigentliche Bildbearbeitung und Betreuung der Kund:innen nutzen können.
Weniger Fehler
Die automatische Datenübertragung bedeutet zudem: keine Tippfehler, keine vergessenen oder fehlerhaften Uploads mehr, und keine falschen Produktauswahlen. All dies konnte früher zu kostspieligen Fehlern im Druck führen, die heute abgefangen werden können.
Skalierbarkeit
Mit wachsender Standortzahl steigt auch das Bestellvolumen. Die automatisierte Lösung skaliert mit, ohne dass der Verwaltungsaufwand proportional zunimmt.
Fazit
Was als einfache Bildfreigabe-Lösung begann, ist über die letzten Jahre zu einem integrierten Workflow gewachsen: von der Kundenfreigabe über die automatische Druckbeauftragung bis zum Versand.
Das Projekt zeigt, was wir bei Haptiq unter Automatisierung verstehen: bestehende Abläufe analysieren, manuelle Schritte identifizieren und durch passgenaue technische Lösungen ersetzen. Dabei arbeiten wir mit dem, was da ist – ob Legacy-Schnittstelle mit XML und SFTP oder moderne REST API.
Für Eyepixx bedeutet das: mehr Zeit für das Kerngeschäft – einzigartige Iris-Fotografien erstellen.
Ihr nächstes Projekt?
Sie haben repetitive, manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten? Externe Schnittstellen, die in WordPress integriert werden sollen? Kontaktieren Sie uns, und wir zeigen Ihnen gerne, was möglich ist!
Für Fragen zu vergleichbaren Automatisierungsprojekten stehen wir sehr gerne zur Verfügung.